“荒れたデスクはその人自身” 仕事の効率がガクンと下がる汚デスク4パターン
更新日:2015/2/3
突然ながら、仕事の休憩中にこの記事を読んで頂いているならば、一度、自分のデスクを見渡してほしい。向こう側が見えない程に書類が積み重なっていたり、さっき使った鉛筆やはさみなどの文房具が散らばっていたりと、どこに何があるのか分からないような状況になっている人たちもいるのではないだろうか。
仕事の効率にダイレクトに繋がるデスク周りの整理整頓。しかし、急な仕事への対応や忙しさを理由にして、ついついおろそかになってしまう人たちも少なくないのではないだろうか。時にはやる気すらそがれかねないデスク周りにありがちな悩みだが、どうにか解決する手段はないだろうか。書籍『デスクワーク整理術』(三笠書房)の著者であり、事務効率化コンサルタントとして活躍するオダギリ展子さんへお話を伺ってきた。
特許事務や貿易事務に携わった経験を活かして事務効率化コンサルタントとして活躍しているオダギリさん(撮影:北村咲子)
現在、活動の一環として、企業の研修講師なども務めるオダギリさんだが、セミナーでは、「デスク周りの画像診断」という人気コーナーがあるそうだ。これは、希望者が自ら撮影した自分のデスク周りの写真を当日会場で投影し、オダギリさんと他の参加者がそれを見て気付いたことを挙げ、短所に関しては、何が原因なのか、どうすれば解決できるのか、などを意見し合うものだという。そして、これまで様々なデスクを診断してきたオダギリさんによれば、散らかったデスクには幾つかの傾向があるそうだ。
デスクのNGパターン その1「書類やファイルがデスクにうず高く積まれている」
煩雑なデスク周りの代名詞といえるかもしれない。オフィスによっては、よく見かける光景ではないだろうか。他の仕事に追われて書類が積み重なってしまったり、デスクマットに名刺や書類が不規則に挟まれ厚みが出て使いづらかったりする場合、どのように解決すべきだろうか。
「対策としては、作業と作業の合間などのすきま時間に“こまめに片づける”よう意識することです。不要になった書類は即刻処分!“ひょっとするとあとで使うかもしれない……”と迷う方もいるかもしれませんが、そう思ってしまう原因は、自分の仕事を把握できていないことにあるとも考えられます。現状を打破するには、自分の担当業務をもう一度見つめなおすことも必要ですね」
デスクのNGパターン その2「モノの置き場所の左右が逆でムダな動きが発生」
取引先からかかってきた1本の電話。用件をメモするために右手でとった受話器を左手に持ちかえ、右手でペンとメモを準備しているうちに話が進んでしまい、もう一度聞かざるを得ない状況に……。ともすれば相手の機嫌をそこねてしまうような事態にも繋がりかねないが、左右のあべこべを防ぐためにも意識すべきポイントがあるそうだ。
「意識するべきなのは自分の利き手というより、モノによって“どちらの手を使うか”です。先ほど出た電話やメモ、筆記用具の関係はもちろんですが、オフィスの定番アイテムでもある穴あけパンチなどは、どちらの手で書類を持ち、どちらの手で穴を開けるかを実際やってみると明確になりますね。左右が適切でない場合は、普段使っているときに違和感を覚える瞬間があるのではないでしょうか。それを踏まえて、使い勝手の良い左右の配置をするようにしましょう」