メールの処理に追われている人は要チェック！ 仕事がはかどるメール術とは？

　ライターという仕事柄、私は毎日のように数十通、多いときでは100通以上のメールのやり取りを行なう。簡単な返事で済むものや、用件を理解して回答するもの、上司の確認が必要なものなど、1通の処理にかかる労力と時間はさまざまだ。そうなると、メール対応だけで日が暮れるなんていうこともしばしば。

　先輩から「カネにならないんだから、メールに時間をかけてもしょうがない」とよく言われたものだが、私は「業務の進行に必要なのだから仕方ないじゃないですか」と言い返す。「だったら早く片付けられるように工夫しろ」。いや、それができればメールで半日潰すなんてことはないわけで……。

　上記のような状況に心当たりがあるなら、『気のきいた短いメールが書ける本 – そのまま使える！ 短くても失礼のないメール術』（中川路亜紀/ダイヤモンド社）をご一読いただきたい。ビジネスメールにまつわる実践的なアドバイスが多数掲載されている。

　メール処理にばかり時間を取られ、ほかの業務がはかどらないという、私のような人には、第1部「気のきいたメール仕事 15のポイント」が参考になるはず。以下にその一部を紹介しよう。

●メールチェックは決まった時間にまとめてやる。

　→　朝イチ、午後イチ、定時前など、メールチェックのタイミングを決めておくとよい。こまめにチェックすると、仕事の流れが妨げられてしまうからだ（急ぎの返信を待っている場合は例外）。

●即返信するものと後で返信するものに仕分ける。

　→　確認したことの返信で済むものは即返信。相手が早めの返事を求めているものには、YES/NOや保留したい旨を即返信する。保留するときは、いつまでに返事をするか明記しておきたいところ。逆に用件が急ぎでないときや、内容を練って丁寧に返信したい相手の場合は後で処理。受信後1日程度で返信すれば失礼にはならない。

●書きすぎるメールはNG。

　→　強調語・修飾語の多用は避けるべき。読みやすさを考え、短く簡潔にまとめると好印象だ。また、協力を打診するときのような、相手の返事次第でこちらの対応が変わる場面では、先回りしすぎないほうがスムーズ。

　上記以外にも、読んだその日から実践できるアドバイスが収録されているので、必要に応じて取り入れてみてほしい。特に、返事を保留にしたら付箋に書いてPCに貼り、処理したら剥がすテクニック。付箋があればすぐできるので、おすすめだ。

　第2部では、日程調整や仕事のお願い、返事の催促など、場面ごとに使える例文を紹介。良い例・悪い例とその解説のほか、プラスの表現付きなので、マンネリ解消に役立つはずだ。中でもボキャブラリーを増やしたい感謝や、考えるほど憂鬱になってくるお詫びの表現は、覚えておいて損はないだろう。

　ちなみに、第3部では敬語マナーについてまとめられている。社外の人は、メールに敬語や文法の誤りを見つけても、指摘してくれることはまずない。国語に自信があるという人も、一度目を通しておくと思わぬ発見があるかも。

文＝上原純（Office Ti+）