同じ仕事をしていてもあの人だけスムーズなのはなぜ? 会社人生を楽しくする働き方スキルを紹介

ビジネス

2019/4/22

『仕事が楽しくなる 働き方のセブンマナー』
(北條久美子/講談社)

 職場でテキパキとスムーズに仕事がこなせていたり、周囲からかわいがられていたりする人を見かけると、「私もあんな風になりたい」という想いが芽生えるもの。しかし、仕事ができて愛される人になるのはなんだかハードルが高そうに思えてしまう。

 そんな“理想の自分”を手に入れるきっかけを与えてくれるのが、『仕事が楽しくなる 働き方のセブンマナー』(北條久美子/講談社)。本書に収録されている“働き方の7セブンマナー”とは、仕事もプライベートもより楽しくなるスキルのことを指す。

 一人前と認められる社会人になるには、名刺交換や電話の受け答えといったベーシックなマナーだけでなく、接する相手に心地よさを感じてもらうこともとても大切。心地よい気配りができるようになれば、自分の周りに笑顔が増え、自分自身が職場に通うのが今よりももっと楽しくなるはずだ。

 本稿では、作中に記されている7つのマナーから、すぐに活かせそうな「メール力」と「段取り力」の身につけ方を紹介していきたい。

■人間味あふれるメールで人脈を増やそう

 メールは相手と対面しなくても会話ができる便利なコミュニケーションツールだが、誤解を与えてしまうことも多い。例えば、シンプルに用件を伝えたら冷たい印象を持たれてしまったことがある方は少なくないはず。そんな問題を解決するにはメール力を身につけ、人間味が伝わる1通を送れるようになろう。

 そのためには、「読みやすいメール」を書くことが重要になる。特に初回のメールは人間性を判断するキーポイントになるので、全体の構成をしっかりと考えてみよう。

 構成を考え終わった後は見た目のデザインにもこだわりを持ち、相手が読みやすいと思うレイアウトに。例えば、各ブロックの間に1行空間を空ければ、パッと見ただけでも内容が分かりやすくなる。この時、1行の文字数はひと目で全体が見渡せるよう35文字程度に留めておくのがポイント。1スクロールで全文が見られるようにも配慮していこう。

 なお、ビジネスメールでは「!」の使い方にも注意が必要だ。「!」は基本的に使わないようにするのがベターだといわれているが、実はメールに含ませると、3つの効能が得られる。

(1)相手がミスしたときや断られたときに、気にしていないことをアピールできる。
(2)張り切っている気持ちが伝わる
(3)相手との距離が縮まる

 ただし、初回から「!」を多用してしまうと、相手が「こんな軽い人に任せて大丈夫かな…」と不安感を抱いてしまう可能性も高いので、連絡を重ねていく中で使用するタイミングを見極めていきたい。

 メールは、自分が思っている以上にその人の人間性が滲み出るもの。だからこそ、文字数やデザインに気を配り、気持ちが伝わる1通を作成してみよう。

■タイマーを使って集中力を高めよう

「仕事中、集中力が続かない…」、そんな憂鬱な想いから仕事をつい後回しにしてしまい、困ってしまった経験がある方は意外に多いはず。こうした時に大切なのが、仕事をスムーズに進める「段取り力」を身につけることだ。段取り力が身につけば、自分自身を律することができるようになるため、作業効率が上がる。

 段取り力をつけるには「タイマー」を有効活用し、時間の使い方を見直してみるのがおすすめだ。

 タイマーを使って作業時間を管理すると、休憩時間も必然的にコントロールできるようになり、自分が仕事しやすいリズムが分かってくる。休憩中の雑談に誘われても、タイマーの合図を理由にすれば、簡単に輪から抜けられるようになるだろう。メリハリをつけて仕事ができるようになれば、集中力は自然に研ぎ澄まされていく。

 そして、タイマーで自分を律することができるようになってきたら、1日を3分割してワークバランスを整えてみよう。

 オーバーワークで疲れ気味という方も、これを参考にして睡眠や休息をしっかりととるように心がけてみてほしい。

 人間同士が気持ちよく仕事を進めていくには、マナーが必要不可欠。職場でのポジションや人間関係は、ほんの少しのマナーや気配りを意識するだけでも好転させることができる。かわいらしいイラストを用いながら社会人としてのマナーを詳しく教えてくれる本書は、ちょっとした工夫で人生は楽しく豊かになることを教えてくれる1冊でもある。

文=古川諭香