「近日中」っていつまで？ ビジネスでも役立つ“言いかえ”のコミュニケーション術

　人と直に会いづらいこの頃。仕事にしろプライベートにしろ、テキストベースのコミュニケーションが増えつつある。相手の表情が見えないぶん、以前より言葉選びが難しくなってきた感覚はないだろうか。

　言い方（書き方）一つで、お互い気まずくなってしまった……。そんな経験は誰しもあること。書籍『よけいな一言を好かれるセリフに変える 言いかえ図鑑』（大野萌子/サンマーク出版）を読めば、テキストによるコミュニケーション上のリスクを減らせるはずだ。

■相手へ“無言の圧力”を与えない表現

　日常のさまざまな場面についての「よけいなひと言」と「好かれるひと言」を、分かりやすく解説してくれる本書。パラパラっとページをめくるだけでも、さりげない言葉の大切さに気付かせてくれる。SNSやメールでは相手の表情が見えないからか、何の気なしに使った言葉がグサッと相手の心に刺さる場合もある。例えば、メールの文頭に「先日もお伝えしましたが」と添えてしまった場面を想像してみてほしい。

　相手の立場になってみると、なかには「この前も言ったよね？ 分からなかったの？ 確認してないの？」と「無言の圧力」を感じる人もいるはずだ。それに「先日」と言われてもパッと出てこなければ、思い出そうとするだけでイライラしてしまうかもしれない。

　この言葉について本書が提案するのは「説明がわかりづらくて失礼しました」とする言いかえだ。相手に対してへりくだり、前回の内容についても再送するか簡潔にまとめて送ってみる。とにかく「他人が自分と同じように瞬時に物事を理解できるとは思わないこと」が重要で、「相手を困らせないように配慮すると、より思いやりのある親切な対応ができるようになるはず」と著者はアドバイスしている。

■スケジュール確認は“数字”に変えて具体的に

　曖昧な表現で誤解が生まれ、トラブルに発展するケースもある。スケジュールを伝えるときに「近日中に連絡します」とつい使ってしまう場合があるが、できる限り「具体的」な表現を心がけた方が行き違いも防げる。

　例えば、近日中にという表現を「今週金曜日までに連絡します」と変えれば、それだけで具体的な期日が見えてくる。「お返事は週明けでけっこうです」と、ひと目では気を遣っているような表現も同様で、これを「お返事は3営業日以内にお願いします」と変えるだけでも、相手に安心感を持たせられるはずだ。

　オンライン上でのやり取りは「自分の『つもり』をすべて数字で具体化すること」がトラブル回避にもなると著者は述べる。また、最後にひと言「この日程で問題ないでしょうか？」と添えて、合意を得ておくのも忘れないようにしよう。

　ささいな言葉の使い方で、相手の信頼を失ってしまってはもったいない。本書をたよりに、日頃のコミュニケーションを振り返ってみてほしい。

文＝カネコシュウヘイ