「1ジャンル1ボックス収納」でデスクまわりがすっきり! 小さな「時短」で仕事も家事もラクラクに!

ライフスタイル

2017/12/12

『デスクと気持ちの片づけで 見違える、わたしの仕事時間』(Emi/ワニブックス)

『デスクと気持ちの片づけで 見違える、わたしの仕事時間』(Emi/ワニブックス)は、仕事や家事を少しでも「ラク」にするための「仕組み」を、整理収納アドバイザーのEmiさんが教えてくれている実用書です。

 たった数秒の「時短」でも、積み重なれば自分の時間や家族との時間が増えるはず。仕事の成果を上げ、「働くこと、暮らすことの両方をうまく回すための仕組み」を学びましょう!

○A4クリアファイルを活用して、グルーピング&整理整頓

 使うのは透明のA4クリアファイルと、それを入れるボックス。



 整理したいモノをいったん全部出して、案件ごとや使うタイミングが同じものでグルーピング。書類はA4クリアファイルでさらに区分け。それらをボックスへ。

 ここで注意。Emiさんが推奨するのは「1ジャンル1ボックス収納」。グルーピングしたモノは、入るからといって1つのボックスへゴチャ混ぜに入れず、分けましょう。後々「探す手間」を省くことができます。

 ……ということで、早速実践。


 ごちゃごちゃしていたデスクまわりが……



 スッキリしました!

「スペースがあるから」と、テキトウに並べていたノートや書類のほとんどは、すぐに使うモノではなかったので、引き出しの中へ移動。「今」使用するモノだけをピックアップ&ジャンルごとにまとめました。


 ボックスにはラベリングを忘れずに!

 私の場合は「ダヴィンチ・ニュース(DV)」「シナリオ」「小説」の仕事をしているので、それぞれに使うノートや書籍、書類を分類。

「ラベルがないと探しにくく、数秒であっても頭と時間を使うことになるので、必ず付けることが大切」とのこと。

 私は一人オフィスなので、完全に「自分の時短のためのラベリング」ですが、共有オフィスなら、急に休んだり遅刻したりすることになって同僚に仕事を頼むときに「○○ボックスの中に入ってる書類を経理に出しておいて」など、「誰が見ても分かりやすい」と、依頼がしやすいというメリットも。

 ボックスがいっぱいになったら、そのつど整理するようにすれば、いつでもデスクは快適です。

 デスクまわりの整理整頓のポイントをまとめますと……。

☆書類
 デスクの上の書類は現在進行中のモノだけ。それ以外は引き出しの下段や書棚へ。すぐ手が届くように、利き手の方へ置くのがベストだそうですが、パソコンの配置上難しかったので、私は左側へ。

☆電話
 電話をしながらメモを取ることもあるので、利き手の反対側に電話を置き、そちらの手で電話を取るように習慣化すると効率がよい。

☆好きなアイテムを飾る。
 実用ばかりでは味気ないので、自分の気持ちが楽しくなる物をプラス。

 私は愛犬の写真でテンションアップ。癒されてやる気が出ます。

☆足元は基本的に空けておき、通勤バッグ置き場に。

☆ポイント
 整理する前に、理想のデスクの「キャッチフレーズ」をつけるといいそうです。

「モノを探さないデスク」「残業せずに定時で帰れるデスク」「売り上げをアップするデスク」など。目標を明確にすることでモチベーションをアップさせ、どうすればそういうデスクになるのか、収納のアイデアも浮かぶようになります。

 さて、A4のクリアファイルは、様々な場面で役に立つ必須アイテムなので、改めてご紹介を。

・入っている書類が一目瞭然。
・外出するときの持ち出しが簡単。
・上記したように、ジャンルごとにボックスへ入れておけば、他の書類と混じることなく、ファイリングしたのと同じ状態になる。
・小さいモノやハガキなど形が不揃いのモノを入れて、すべて「同じ大きさ」で管理できる
・内側にふせんラベルを張ってラベリングもできる

 ……など、ぜひ活用してみてください。

 その他、「時短」テクは……。

・「時短」目線の文房具を選ぶ
 ○ペン、印鑑、USBメモリ等々、すべてキャップレスに。

・仕事に集中するため、家事の手間を減らす工夫を。
 ○洗濯物は干したときのハンガーのまま、クローゼットに収納。
 ○下着やタオルなどは乾燥機を使って、「干す・取り込む」手間を省く。

「ラク」な仕組みを整えて、家事に仕事、子育て、オフの時間も、すべて楽しみましょう!

文=雨野裾