04　結論がズバリわかるようにする

　いよいよ本文の書き方に入ります。メールで一番悩むのは、本文をどう書くかです。悩む時間を減らすには、パターンを決めておくこと。それは、目的と結論を次のように書くことです。

　まずは目的。「自分は何のためにメールを送るの？」と自問自答してみてください。例えば、上司に報告したい、他部署の人に協力してほしいなど、何かしら用があるからメールを送るのですよね。よって「〇〇のためにメールを送ります」「〇〇したくメールをお送りしました」などと、〇〇に「なぜ」の目的を入れて書きます。

　次に結論です。ここでは「読み手にどうしてほしいのか？」を考えます。例えば、返信してほしい、都合を知らせてほしい、書類を送ってほしいなど、きっと相手に期待することがありますね。結論には、「読み手にしてほしいこと」を書きます。

　目的＝「なぜ私はメールを送るのか」、結論＝「読み手にどうしてほしいのか」。この２つをはじめにもってくると、言いたいことがちゃんと相手に伝わるのです。

05　説明がうまくいく３つの手法

　ビジネスメールは短く書くのが基本です。ただ、どうしても詳細（説明や補足、条件など）を加えなければならないときもあります。

　そのときは、目的、結論を書いたあとに、詳細をつけ加えます。「木を見て森を見ず」だとか、「鳥の目と蟻（虫）の目」という言葉があるように、メールも全体から部分へ展開することが大切なので、いきなり細かい話から入らないようにしましょう。

　唐突に部分的な事柄だけ書く人がいますが、読み手にしてみれば、何のことやらちんぷんかんぷん。たとえ書き手はわかっていても、読み手がわからなければメールの出来映えは下がってしまうのです。

　詳細（説明や補足、条件など）を書くときは、冗長な文章になりやすいので、ギュッとコンパクトにまとめましょう。

　次項から、説明するときに有効な方法として「箇条書き」「対比法」「6W3H」を紹介しますので、ぜひマスターしてください。パターンを覚えて、一気に書き上げましょう。

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