特に何もない今日こそ定時で帰りたい! 仕事のスピードアップに役立つビジネス本

ビジネス

2018/11/13

■朝イチのメールチェックはNG! 脳のゴールデンタイムとは?

『朝イチのメールが残業を増やす』(菅原洋平/日本経済新聞出版社)

「会社に出勤したらまず朝一番にメールのチェック」という方は多いのではないだろうか。ショッキングな話かもしれないが、実はそういう人に限って残業が多くなってしまう可能性があるという。これは、その人の性格やスキルによる問題ではなく、人の脳の時間別の活動分野が仕事効率に大きくかかわっているからである。

 そうだとすれば、自分自身の脳が活発にはたらく時間帯や生活スケジュールを自覚することで、毎日の仕事効率を確実に向上させることができそうだ。

 ちなみに、出勤してすぐの時間帯、すなわち午前中は「脳のゴールデンタイム」。この時間帯に適した業務は、「物事の決断や記憶学習」だ。1日の脳のはたらきに沿った仕事の進め方を把握することができれば、会社勤めも私生活も充実させることができそうだ。

■大量のメールに潰されそうになったら? ムダをカットする方法

『メールに使われる上司、エクセルで潰れる部下 利益生むホントの働き方改革』(各務晶久/朝日新聞出版)

 膨大なビジネスメールにムダを感じている人は多いだろう。冒頭の長い挨拶、ねぎらいの言葉…相手への「気遣い」を丁寧に表現しようとしているうちに、時間はあっという間に過ぎてしまう。この傾向は管理職になるとより顕著になるそうだ。

 丁寧なメールには丁寧に返信をしなければ、と考えるのは人の常。しかし、社内やグループ内の報告メールであれば、省略することは可能だろう。経営・人事のコンサルタントの介入によってこれらメールの「社内ルール」を簡略化した実例によると具体的にかなりの時短につながった。

 また、エクセルやワードといった毎日使うソフトウェアについては、「マクロ機能」のように繰り返し作業の効率化を図る機能を学習して活用することも、業務の時短に確実につながる。毎日の作業に追われて目標を見失ってしまう前に、実務面で見直しておきたいポイントだ。

■「なる早」「今日中」はスピードアップを目指すならNGワード!

『いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書』(水野 学/ダイヤモンド社)

 同じような仕事をしていても、定時でスパっと帰る人もいれば、あれこれ不測の事態に対応しているうちに、なんとなく日々残業をしてしまう人もいる。毎日きちんと時間管理している人の良い部分を「真似る」ことは、大きなヒントになりそうだ。

 人気クリエイティブ・ディレクターとして数々の大型案件を並行してきた水野学氏によると、仕事における「なる早」と「今日中」は危険なNGワードだという。たしかに、急いでもらおうと「なる早」という締め切り目標を立てても、具体的な日程や時刻を指すものではないため、仕事相手と明確なスケジュールを共有していることにはならない。

 誰か偉い人にやってもらう「働き方改革」にただ期待するのではなく、自分自身の眼前の業務を「見える化」して共有しやすくすることで、仕事のスピードアップにつなげていきたいものだ。