TO DO リストは今すぐやめろ!? 仕事が速い人がやっている5つの「スゴ技」

仕事術

2017/7/3

『すごい効率化』(金川顕教/KADOKAWA)

 どうしてあなたの仕事はいつまでも終わらないのか。それは、あなたにやる気がないか、仕事を効率化する方法を知らないか、そのどちらかだろう。

 大学在学中に3大難関国家試験である公認会計士試験に合格、その後外資系企業の激務をこなし成果を出しながら、起業準備の時間も捻出してきた金川顕教氏の『すごい効率化』(KADOKAWA)では、「時間がない」とお悩みのあなたのために、無駄なく、効率的に仕事をこなす裏技を公開している。

 金川氏が提唱するメソッドのうち、すぐに取り組んでほしい5つの方法を、早速ご紹介するとしよう。

たった30分ずつでOK! 毎日朝活・夜活を実践

 仕事を効率化する方法として、作業に没頭できる場所を作り、朝活・夜活を習慣化することは有用だ。場所は、家や職場以外。カフェなどで「いつもこの席に座る」という「自分専用の席」を確保したら、スマホは機内モードにし、気を散らすものから遠ざかろう。朝活・夜活はそれぞれたった30分ずつでOK。まず朝活の最初の10分間は「情報収集」として、ビジネス本を読む。ざっくりと、まえがき、あとがきを眺め、それから目次や太字で書かれている部分、まとめをみるだけなら、10分で十分だ。次に「今日これからやる仕事をいかにはやく終わらせるか」の準備を徹底して行い、夜活ではその見直しをしよう。

「PDCA」は古い…「CAPDサイクル」を回せ!

 仕事は従来、P(計画)→D(実行)→C(検証)→A(改善)の順で行うのが良いとされてきたが、実際は、C→A→P→Dの順番で行う方が効率はいい。そもそもまだ何もしていない段階で良い計画が立てられるわけがない。50%で見切り発車、“完璧主義”ではなく“適当主義”で「すぐやる」のが肝心! まず仕事にとりかかってみて、修正しながら前へ進んでいくのが一番効率的だ。

「TO DOリスト」では非効率! 仕事を加速させるのは「しないことリスト」

 仕事を効率化するために、ビジネスマンがよくやるのは、TO DOリストを作ることだが、それはすぐにやめた方がいい。仕事を抱えすぎないためにオススメなのが、「しないことリスト」を作ること。例えば、コピーは自分では取らない、あの作業は自分ではなくアルバイトにやってもらうなどといった普段やっている無駄なことをリストアップし、自分がコミットすべき仕事を見極め、それ以外は捨て去ろう。そうして、仕事をシンプル化し、各仕事の期限を把握し、優先順位の高いものから作業をすれば、仕事はずいぶん速くなる。朝活・夜活の時に、仕事の優先順位を把握し、改善を重ねていこう。

ペーパーレス化を徹底! パソコンを使いこなせ!

 現代の仕事はペーパーレスで十分。会議でのメモ、手帳はすべてスマホかパソコンなどにメモし、クラウド上にあげよう。会議の資料に書き込む人がいるが、後々見返したくなった時に、検索できないのは、非効率。要点だけをクラウド上にメモすればOKだ。徹底したペーパーレス化で仕事をするのがパソコンだけとなった時、仕事の速さはパソコン操作の速さで決まるから、「ショートカットキー」や「単語登録」をすることは必須。パソコン操作に徹底して慣れよう。

睡眠を極め、食事や運動にこだわる

 身体は資本。どんなに仕事のスキル自体を高めても、健康な身体や心といった基本的な自身のコンディション作りができていなければ、100%の実力は発揮できない。よく「仕事のせいで睡眠不足」という人がいるが、睡眠不足だから、仕事の効率が悪いのだろう。最終的に差がつくのは体力。睡眠を極め、食事や運動にこだわるようにしよう。

 金川氏の本を読んでいると、自分が今までいかに時間を無駄遣いしてきたのか痛感させられる。だが、少しの工夫で、仕事は効率化できそうだ。仕事だけに忙殺される日々では人生つまらない。さぁ、今日から、仕事を効率化し、自分自身の時間を手にしよう。まずやってみることが何よりも大切なのだから。

文=アサトーミナミ