新しい上司が会議のやり方を変えたら劇的に効率化した話
暮らし 公開日：2021/6/24
会社の不毛な会議に悩まされている人は多い？
漫画家の彼がゲームプランナーとして勤めていた職場は、一時期会議のやり方がとても酷かったそう。会議では物事の決定やアイデアの出し合いなどは行われず、リーダーがミスやトラブルの責任追求をするのがメイン。ミスに関係のない人もリーダーの説教を聞かされ、開発は難航する一方でした。もはや会議は話し合いの場ではなく、ミスをした人の「処刑場」になり果てていたようです。
会社の会議に悩みを抱えている人は多く、ネット上からは「会議で無関係な話をするのはマジでやめてほしいよね」「うちの会議とそっくり。意味のない会議は出席するだけで疲れる」などの共感の声が上がっています。
しかし、職場に新しいディレクターが配属されてから状況は一変。ディレクターによる改革が行われ、会議はより良いものへと変わっていきました。ディレクターが最初に決めたのは、報告内容を「完成していないもの」「問題があるもの」にしぼることです。他にも「問題が解決できるのか」「助けがいるなら何が欲しいか」といった議論をするように指示。またミスをした犯人探しも取り止めに。これにより会議の雰囲気がピリつかず、ミスに関係ない人の時間を奪うこともなくなりました。
会議を始める前に「段取り」「事前準備」「コミュニケーション」のチェック！
一番の決め手となったものが、もし問題が解決できなかったら責任を全てそのディレクターが取ると宣言したことでした。効果は絶大だったらしく、エピソードを公開した元ゲームプランナーの漫画家も「挑戦・実験が可能になり、意見交換やアイデア出しが活発になった」とコメントしています。様々なディレクターの意見を取り入れたところ、会議の時間は半分以下に減って積極性やスピードなどの効率も向上。社員のストレスも下がって職場の雰囲気も和やかになったそうです。
漫画家のエピソードを見た人からは、「責任者の重要性が分かる話だった。会社の会議で意識してみようかな」「改めて会議というものが何なのかを知れた」「会議以外の仕事でも応用できそう。早速チャレンジしていきたい」といった声が相次いでいました。
ちなみに「会議のお役立ち情報」を提供する株式会社ティーケーピーの「TKP貸会議室ネット」では、議論や進行を円滑に進めるサポートスキル「ファシリテーション」について紹介。同サイトによると、ファシリテーションで重要となるのが「段取り・事前準備・コミュニケーション」と解説しています。具体的には、「本音で自由に意見を言える場の雰囲気づくり」などが大切な模様。
話し合いをスムーズに進めるために、一度会議のやり方を見直してみるのもいいかもしれませんね。
