「*（アスタリスク）」が検索時間を大幅短縮！ どこでも働ける時代の時短術

　いよいよ、どこでも働ける時代がくる。これからは、毎日決まった時間にオフィスに出社する必要はない。自宅、カフェ、電車の移動時間、あらゆる場所が“仕事場”になるだろう。だが、どこでもオフィス並みに機器が揃うわけではない。そこで重要になるのは、ITツールを使いこなせるかどうかだ。

　本書『時短成功！効率200％UP！ スマホ×PC仕事術』（目代純平/明日香出版社）は、Zoomなどの会議ツールをはじめ、仕事を効率化するスマホ・PCのツールを紹介する。新しいツールの導入だけでなく、誰もが知っているツールの思わぬ使い方も教えてくれる。どれもむずかしいものではないから、ITに苦手意識のある人も安心してほしい。

スマホで書いた文章をPCで編集したい… あのツールを使えばシンプルに

　最近は、スマホで文章を書くことも多くなった。特に電車の中だと、ノートパソコンを出してカタカタ作業するのは気が引けるから、片手で操作できるスマホは重宝する。しかし、スマホで書いた文章を、PCで閲覧・編集するのは意外とむずかしい。Wordなどで共有するにはスマホ側に専用のアプリが必要だし、スマホ→PCで表示が崩れてしまうことがある。

　そこで活躍するのがメールだ。スマホで書いた文章を、自分宛てにメールで送る。メールは、文字が崩れることもないし、タイトルをつけておけば後から探すのも簡単だ。文章以外にも、ふとしたアイディアをメモ書きするのにも向いている。ぜひ、いろいろな面で活用してほしい。

メールやフォルダを効率よく検索する方法

　あのフォルダ、どこに格納したっけ…。PCの中の何かを探している時間、案外多いのではないだろうか。検索ワードを間違えると、全然検索にひっかからなかったり、逆に多すぎて絞れなかったり…。1回1回は数分かもしれないが、塵も積もれば山となる。本書では、効率よくメールやフォルダを探せる方法を紹介している。

　ポイントは、絞り込みキーの活用だ。たとえば、Gmailなら以下のようなものがある。

from: 差出人を指定した検索
to: 宛先を指定した検索
subject: 件名を指定した検索

　他にもまだまだあるので、本書を参照してほしい。また、「*（アスタリスク）」も便利だ。アスタリスクは、「どんな文字、文字数でも可」という意味の「ワイルドカード」。たとえば、「夏休みの*宿題」と検索すれば、「夏休みの理科の宿題」「夏休みの国語の宿題」など、アスタリスクの部分に何が入っても検索できる。

　本書には他にもクラウド、ビジネスチャット、TODOリストなど、ITツール活用の基本が揃っている。慣れないツールを使うときは、戸惑うこともあるかもしれない。だが、ITツールがもたらす効果は絶大だ。私たちの仕事を短縮・効率化すれば、その分時間が生まれる。これまで作業に追われていた時間を、より創造的な仕事に費やせるのだ。成果主義が叫ばれる世の中、ITツールの使い方で明暗が分かれるかもしれない。

文＝中川凌（@ryo_nakagawa_7）