仕事が終わらない人のカバンが大きい理由『仕事が早く終わる人、いつまでも終わらない人の習慣』②

ビジネス

2019/8/26


 仕事がなかなか終わらない理由、それは、あなた自身が仕事をどんどん増やしているからです。仕事を手掛ける順番、考え方、判断軸等をちょっと変えるだけで、あなたの仕事時間は急激に減ります。無意識の仕事肥満体質から脱却しましょう。

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仕事が早い人が実践しているムダを減らす時間の使い方

①仕事が早く終わる人は小さなカバン、終わらない人は大きなカバンで考える

 あなたが仕事用で使っているカバンのサイズは大きいでしょうか、それとも、小さいでしょうか。

 実は、仕事がなかなか終わらない人は、たいてい大きいサイズのカバンを使っています。

 お客様を訪問する際も、大きいカバンに分厚い提案書や使わないであろう参考資料をぎっしりと詰め込み、移動時間に読むためと本を何冊も入れて、かなりの重量の荷物を常に持ち歩いています(結局、読み終わらず、いつまでも本が入りっぱなし、ということも……)。

 お客様のところでも、せっかく持って行ったのだからと、大量の提案書を広げてプレゼンを始めるものの、時間内に終わらず、収拾がつかなくなってしまうなんてこともしばしばです。

 また、カバンに荷物をパンパンに詰め込む人は、予定もパンパンに詰め込みがちです。

 たとえば、移動時間をギリギリで考え、1日にアポを5件も6件も入れてしまいます。その結果、商談が延長したり電車が遅延したりするたびに、それ以降の約束すべてに間に合わず、お客様に迷惑をかけてしまいます。

 さらに、自分のキャパシティを超えた仕事量を引き受けがちです。

「これぐらいならできるだろう」と、自分の力を過信しているうえに、計画の精度、時間の見積もりも甘い。時には、まったく計画を立てることなく、引き受けてしまい
ます。そして結局、処理できずに、相手に迷惑をかけたり、周りの人間を巻き込んでどうにか仕上げたりといったことに陥るのです。

 一方、仕事が早く終わる人は、小さいサイズのカバンを使っています。

 小さいので、大量の書類は入りません。

 提案書もスマートで少ない枚数にしなければならないので、資料なども的を射た必要最低限のものにする必要があります。

 それがお客様への、ポイントを突いた簡潔な説明につながります。

 無理なタイムスケジュール、行動計画も立てませんし、自分の仕事が1時間でどれだけ進むかなどもきちんと把握しているため、できる量、範囲と照らし合わせて、仕事を引き受けるかどうかを決めるので、周りに迷惑をかけることもさほどありません。

 タイムスケジュールも、電車は遅延するものとして、あらかじめ、多少のリスクには対応できるくらいの余裕を持たせて組むことが習慣になっています。

 確実にできること、確実に使うものだけにする。それでよいのです。

■仕事が早く片付くコツ
 確実にできること、確実に使うものだけにする。それでよいのです。タイムスケジュールは無理をしない。

<第3回につづく>