【就活でも使える!】話し方ひとつで成果が変わる。「頭のいい人」が実践している“説明力”とは?

ビジネス

2016/6/8


『図解 頭のいい説明「すぐできる」コツ』(鶴野充茂/三笠書房)

 2017年度の就職活動の選考がいよいよ6月から本格化した。就活生にとってこれから筆記試験、グループディスカッション、面接を受ける機会が増えてくることだろう。とくに、自分のアピールポイントを説明することになる面接は、採用側の評価に直接繋がるため、入念に練習をしておきたい。

 コミュニケーション教育の専門家・鶴野充茂氏も“今は「説明能力」がそのまま「仕事の能力」として評価される時代”と語る。彼の著書『図解 頭のいい説明「すぐできる」コツ』(三笠書房)によると、説明が上手い人は仕事でも結果が残せて、かつ信頼されると書かれている。要するに、説明ひとつで「仕事ができる人間」と思わせることが可能というわけだ。新入社員、ベテラン社員はもちろん、就活生にもすぐ実践できる説明上手になる話し方を本書より3つ紹介しよう。

1.説明力向上のカギは「結論」、「大きな情報」からはじめる

 鶴野氏がもっとも強調して伝えたいことは、相手が聞きたいと思っている情報を常に意識すること。つまり、結論、または大きな情報から伝えることが説明力向上の大前提となる。ここでひとつ実例をあげてみよう。とあるホテルにて「この時期は、お客さんは多いのですか? 今日は混んでいますか?」という著者の質問に対し、ホテル側から「今日の予約は100部屋くらいですね。8割程度でしょうか」との回答が返ってきた。この回答は相手が聞きたい情報だろうか。答えはノー。当たり前だが細かい数字だけ上げられても、混んでいるかどうかなんて客にわかるはずもない。

「相手が聞きたいことを察知する方法は、相手が言った“最後の言葉”に返答すること」と鶴野氏が言うように、ここでの説明は「はい、今日は混んでいます。なぜなら…」を冒頭に入れればわかりやすく、相手も瞬時に理解できただろう。意外にもこれができない人は多い。

2.余計な情報を省くことで、各段にわかりやすく親切な説明になる

 説明下手な人に限って「情報の量を増やせば増やすほど、わかりやすくなる」と考えがちだ。それでは逆に混乱を招く原因につながると鶴野氏は言うが、情報量が多い場合どうすればいいのか。答えはいたって簡単。あえて「長く話さない」こと。情報の重要度を振り分け、不必要な情報、または重要度の低い情報を(本書では「背景情報」という)カットすることで内容もすっきりし、相手が聞きたいと思っている情報だけをきちんと伝えることができる。これは時間が限られる面接時においても、自分をアピールする有効手段だろう。

3.説明が上手い人=気配りができる=信頼される人

 説明力に限らず、気配りできる人間は評価されやすい。説明をする場面では“信頼を築くことで、あなたの言葉は「言葉どおりに」、さらに「言葉以上に」相手に受け止めてもらえるのです”と鶴野氏は言う。人から信頼される人間になるためには、まず相手の行動を見ることも「頭のいい説明」のコツのひとつになるわけだ。

 本書によると、上司から信頼される人は、朝出社したときに上司のスケジュールも無意識に確認するそうだ。上司の行動を把握することで「今日はこの瞬間しかないと思いまして、お忙しいところすみませんが、2〜3分だけでもお時間いただけませんか?」と気配りの言葉が自然とでてくる。一緒に外出するときなどでも「私が電車の時間を調べておきましょうか?」と一言付け加えるだけでも相手からの信頼度がぐっと増す。就活生の場合は、その対象を面接官に置き換えればいい。

 相手に説明することで、相手に行動を促し、その結果として仕事の成果につなげるということが、本書の狙いでもある。つまり「説明する能力」=「仕事の能力」ということである。

 以上で取り挙げたのは本書の一部でしかないが、要するに「頭のいい人の説明」は目的をはっきりともち、相手への気遣いができている、この2点につきるということ。特別な能力を必要とせず、今すぐにでもできるノウハウが詰まっているのでさっそく今日から活かしてみてはいかがだろうか。

文=挾間みゆき