「新人クン、業務連絡がSNSって…」ゆとり世代からバブル世代まで、ギャップを解消する電話テクを伝授!

ビジネス

2017/3/30


■若者は電話が苦手!?

 近ごろSNSやネット上で『電話は嫌い、非通知出ない 人事も驚くイマドキの就活生』という記事が話題になっているそうです。メールやメッセンジャーツールがこれだけ普及すると、電話を使う機会が減るのも納得。通話時間が減少しているというデータもありました。主な連絡手段がメールからソーシャルメディアに移行しつつある様子もあるそうです。(ともに総務省調べ)。

 年代に関わらず、電話を疎ましく感じる人はいます。どんなやり取りをしたのかが残らない点にデメリットを感じるという人もいるでしょう。とはいえ、ビジネスシーンではまだまだ電話が必要なシーンは多いもの。どんなときに電話が必要なのか、そして世代別に気をつけたいことを考察してみました。

■こんなときはやっぱり電話

 電話の必要性について、ビジネスマンの方々の声に耳を傾けてみました。

遅刻、欠席をメールでするのは、ちょっとどうかと思います。電車の中だから電話ができないという状況もわかるのですが、やはりビジネスマンとしてどうかと思ってしまいます。こういうのは古いんですかね
(54歳男性)

駅で待ち合わせしたときに「今つきましたどこにいますか?」とラインが来てちょっと驚きました。待ち合わせは電話のほうが早いと思いますが
(38歳男性)

相手が全面的に悪い大失敗案件。お詫びがメールでビックリしました。まず電話、それから謝りにくるのが普通だと思いますが
(46歳男性)

 そのほか、電話が必要なシチュエーションとして、重要な案件、トラブルの報告、微妙な雰囲気を伝えたいとき、本音を知りたいとき、お礼などがありました。常識、ビジネスマナーといった観点からそう思うだけでなく、都合が悪いことを直接伝えないのは卑怯だといった感情も背景にあるのかも知れません。

■世代別! 押さえておきたい電話テクニック

 電話に不慣れな20代、当たり前だという50代。このような世代間のギャップから生まれるコミュニケーションの齟齬で、仕事のチャンスを失ってしまうこともあるかもしれません。しかし、若い人だけが配慮すればよいという話でもありません。以下、20代から50代まで、それぞれのビジネスマンに贈る「電話テクニック」を記しました。ぜひ、ご参考にどうぞ。

【20代:電話での連絡に慣れ好感度UP】

 LINEなどのメッセンジャーツールは、仕事での連絡には基本的に使わないほうがいいでしょう。特に相手が40代以上の場合は要注意。コミュニケーションツールとしてソーシャルメディアを使う人たちも増える傾向にはあるのですが、アカウントを持っていても、使いこなせず放置している人も少なくありません。メールでの連絡でさえも快く思わない人もいるということを知り、電話にも慣れるようにしましょう。逆にいうと、こんな時代だからこそ、電話上手になるだけで、年上の人に好感を持ってもらえる確率があがるかも!?

【30代:簡潔に伝えデキる社員に】

 メッセンジャーツール、メール、電話、手紙……etc  様々な連絡手段に柔軟に対応できる30代。どんな連絡手段がいいかという選択も、電話のマナーに関しても、勘で十分対応できると思います。30代の皆さんに押さえてほしいのは、デキる社員だと思われるような話し方。電話では、普段以上に簡潔に要件を伝えられるようにしたいところです。ポイントは、結論から先、詳細は後に伝えること。電話では視覚情報がない分、細かく伝えなければならない部分もあります。結論を先に伝えることで、細かい情報を付け加えるデメリットを最小限にできます。

【40代:知ったかぶりにご用心】

 連絡手段としてソーシャルメディアを使う人の率が顕著に伸びている40代(総務省調べ)。その一方で、アカウントは作ってみたものの使いこなせずに放置、メッセージもほとんどチェックしないという人たちもいます。「何かSNSやってますか?」と聞かれたとき、安易に「やってるよ」と答えるのは要注意。特に若い年代の人には「連絡はメールでして」「こういう場合には電話にして」など、具体的に伝えておくことをお勧めします。

 電話マナーもバッチリな40代。それがあたりまえだと思うと、若い年代の人たちの行為にイライラしてしまうこともあります。育った時代、取り巻く環境が違うことを認識し、電話で「あれっ?」と思うことがあっても鷹揚に対応できればカンペキです。

【50代:多様性を認めて素敵な上司に】

 インターネットから「♪ピ~ヒャラヒャラ~」と音を出していた時代にメールと出会い、「さっきメール送ったんだけど届きました?」といった電話をした経験もある50代。通信手段として、いまだに電話を重視する傾向がある人も多いでしょう。電話研修が盛況だった時代もあったので、電話マナーに厳しい人もいるかも知れません。

 時は流れ、通信手段も変化してきました。最近は、休みの日に会社関係者からの電話に出ないことを権利と捉える人もいます。電話は、相手の時間に割り込む行為だと考える人もいます。電話よりも、やり取りが証拠として残るメールのほうがビジネス向きだと考える人もいます。50代に押さえてほしいのは、電話についても「~すべき」という考え方を緩くしてほしいということ。多くの経験があり、事例もマナーも知っている50代が多様性を認めたら鬼に金棒。今よりもっと素敵な上司になると思います。

 ちなみに筆者は、若くないくせに電話が嫌いです。自分が電話で作業を中断されることがイヤなので、相手の時間に割り込むことに抵抗を感じるのだと思います。しかし、電話よりメールを選んだせいで相手を不快にさせてしまった経験もあります。

 そこであるときから、電話をくれた相手には電話を、メールをくれた相手にはメールをという連絡手段の選び方をしています。心なしか以前よりコミュニケーションがスムーズになった気が……。連絡手段の傾向は年代よりも、個人差だと思う方は、ぜひこの方法を試してみてください。

文=citrus All About 話し方・伝え方ガイド 藤田 尚弓