「時間泥棒」にならない効率的なメールの書き方って? 【愛され社会人の新常識】連載第5回

ビジネス

2019/1/15

『ビジネスマナーの解剖図鑑』(北條久美子/エクスナレッジ)

「ビジネスマナー」は表面的、儀礼的なものというイメージを持っていないだろうか。あるいは、自分はそれくらいのことはもう知識として理解しているよ、という人もいるかもしれない。

 でも、マナーとはそもそも人がお互いに“気持ちよく”過ごすためのツール。相手の心を動かして、自分も気分がよくなれば、一挙両得だ。この連載では『ビジネスマナーの解剖図鑑』(北條久美子/エクスナレッジ)から、あなたが社会人として“もっと愛される”ための秘訣をいくつかご紹介していきたい。どれも現場ですぐ活用できるコツなので、あなたをより魅力的に演出してくれる心強い特効薬になるはずだ。

■送った瞬間に届くメールだからこそ、思いやりや配慮が必要(本書78~79ページ)

 仕事の時短、業務の効率化のために、ビジネスメールにも簡略化の波が押し寄せている。だが、効率化や簡略化は文字数を短くすることだけではない。文章が整理されていて、きちんと意図が通じることが必要となるので、よりテクニックやマナーが必要とされるだろう。

「このメールを読んで、私はどうリアクションすればいいんだろう?」と首をかしげてしまうような、意図や目的のモヤモヤしたメールを受け取ったことはないだろうか? そんなメールを書いているようでは、結局再確認のためにメールの返信を重ねることになり、効率化を図ろうにも元も子もない。

 たとえば、「お手数ですが、木曜日までにご回答ください」あるいは「ご確認いただければご返信は無用です」といった文言が締めにあると、要点の整理にもなり、それを丁寧に伝えることができれば、自分の評価も上がるというものだ。

『ビジネスマナーの解剖図鑑』(北條久美子/エクスナレッジ)78ページ

『ビジネスマナーの解剖図鑑』(北條久美子/エクスナレッジ)79ページ

 本書では、挨拶の仕方といった社会人の基礎情報から、接待や雑談の仕切り方まで、いろいろなシチュエーションで役立つマナーの秘訣を、やさしく解説してくれる。どの項もイラストで要点をおさえているのでわかりやすく、自分の会社にもいそうな登場人物たちが例になって教えてくれるから、堅苦しいと思っていたビジネスマナーでも頭にも入りやすく身にもつきやすいと感じるだろう。本書を片手に、新年のスタートダッシュに賭けてみるのはどうだろうか。

文=田坂文