コツが分かれば簡単！ 伝わるメールの3つの手法「箇条書き」「対比法」「6W1H」／「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法
ビジネス 更新日：2022/7/20
07 手法② 説得力が増す「対比法」
対比法は、その名の通り、対象を比べるときに使います。「ビフォーとアフター」「メリットとデメリット」「強みと弱み」「無料と有料」。これらは、まさしく対比法。しかも真逆の言葉です。
メールでも、ぜひ対比法を使ってみてください。セットにすることで、モレなくダブりなく伝えることができるようになります。
稟議や企画、提案の目的でメールを送ることもあるでしょう。そのときは、「従来品と新製品」「自社と競合他社」などを比べるのがおすすめです。違いが明確になるので、説得力が増す効果もあります。
メールの書き方研修をするとき、受講者の皆さんに参加報告書を作ってもらうことがあります。研修終了後に自己分析をしてもらい、「強み」と「弱み」を洗い出し、「弱み」をどう改善していくのか、具体的な計画を書いてもらいます。報告書に「勉強になりました」「がんばります」と感想を書き連ねたら、まるで作文みたいでしょう。
対比法を使い、情報は整理してから伝えましょう。
08 手法③ モレがなくなる「6W3H」
6W3Hとは、「誰が（Who）」「誰に（Whom）」「何を（What）」「いつ（When）」「どこで（Where）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」「いくつ（How many）「いくら（How much）」の要素を取り入れることです。6W3Hでメールを書くと、一度で正しく情報を伝えることができます。
例えば、チームのメンバーに会議の開催連絡メールを送るとします。
もし大事な日時がうっかりモレていたら、読み手から「いつやるんですか!?」と怒りの込もった返信がきて、あなたは謝ったり、訂正したメールを再送したりしなければなりません。そんな失敗を避けるためにも、6W3Hは簡単かつ便利な手法です。
メールを書くときはもちろんのこと、書き終えてから読み返すときも、6W3Hでヌケやモレがないかどうか、指差し確認するとよいでしょう。「日時よーし」「場所よーし」。
焦りはミスのもと。準備万端整えてから、落ち着いて「送信ボタン」を押しましょう。
