受信と返信だけで半日が終わる人必見! メール処理を時短する3つのプロセス/仕事に追われず自分の時間を確保する

暮らし

公開日:2023/10/23

 やることはたくさんあるのにいつも時間が足りない…。そして改善するための技術や効率を上げるスゴ技を教えてもらってもマネできず、結局解決しないという人は多いのではないでしょうか。

 そんな人には、ハック大学 ぺそ氏による『仕事に追われず自分の時間を確保する』がおすすめです。ハック大学 ぺそ氏は、チャンネル登録者数27万人超えのYouTubeチャンネル「ハック大学」で時間管理や業務の効率化といったビジネスに役立つ動画で人気を集めている人物。

 本書では動画で好評だったテーマ、なぜ時間が足りなくるのかを解説し、ちょっとしたマインド改革と方法で「仕事の時間不足を解消する」ワザを教えてくれます。仕事の優先順位が分からない人、メールの返信対応だけで数時間かかってしまう人に読んでもらいたい1冊です。

 業務上メールでのやり取りが多い人は、それだけで一日の大半の時間を使いがちです。そこで、大量のメールをさばく時間を短縮できるテクニックを紹介します。

※本作品は書籍『仕事に追われず自分の時間を確保する』(ハック大学 ぺそ/ポプラ社)から一部抜粋・編集しました

仕事に追われず自分の時間を確保する
『仕事に追われず自分の時間を確保する』
(ハック大学 ぺそ/ポプラ社)

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悩み1 「返信だけで半日が終わることも。メール対応を効率化できませんか?」

質問

 「受信するメールが多すぎて、メールを処理するだけで午前中が終わってしまうことも日常茶飯事です。どうにかできないでしょうか?」

回答

 メールのやり取りが多い人ほど、対応方法を工夫すればかなりの時短につながるはずなので方法考えるべきです。業務の内容やメールの中身によって改善策はかわると思いますが、基本的には「プロセスを分ける」のが有効だと思います。

「メールを返信する」と考えると1つの作業のように思えますが、プロセスを分けるとおおまかに次の3つになるのではないでしょうか。

プロセス① 受信内容を確認する(アクションを決める)

プロセス② 返信内容を考える

プロセス③ 返信内容を書く

 これを意識してタスクを細分化することで、管理しやすくなるはずです。

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