時間がかかっている人のメールの典型例を紹介。3通のメールを1通にまとめる方法／仕事に追われず自分の時間を確保する
暮らし 公開日：2023/10/22
やることはたくさんあるのにいつも時間が足りない…。そして改善するための技術や効率を上げるスゴ技を教えてもらってもマネできず、結局解決しないという人は多いのではないでしょうか。
そんな人には、ハック大学 ぺそ氏による『仕事に追われず自分の時間を確保する』がおすすめです。ハック大学 ぺそ氏は、チャンネル登録者数27万人超えのYouTubeチャンネル「ハック大学」で時間管理や業務の効率化といったビジネスに役立つ動画で人気を集めている人物。
本書では動画で好評だったテーマ、なぜ時間が足りなくるのかを解説し、ちょっとしたマインド改革と方法で「仕事の時間不足を解消する」ワザを教えてくれます。仕事の優先順位が分からない人、メールの返信対応だけで数時間かかってしまう人に読んでもらいたい1冊です。
ビジネスのコミュニケーションとして必要なメールのやり取り。ここに時間を取られてしまう人がやりがちなメールの典型例と、具体的な改善方法をご紹介します。
※本作品は書籍『仕事に追われず自分の時間を確保する』（ハック大学 ぺそ/ポプラ社）から一部抜粋・編集しました
（ハック大学 ぺそ/ポプラ社）
メールのやり取りそのものを「へらす」
仕事の「やり取り」は「キャッチボール」に似ています。相手がいる場合、なにかを投げ掛け、受け答え、コミュニケーションを進めていきます。
当然、時間を節約するためには、このキャッチボールの回数は少ないに越したことはありません。へらせるやり取りはへらすべきです。
チャットツールが普及した中でも、とくに社外の人とのコミュニケーションや初めてのやり取りでは、メールを使うことが多いと思います。
前時代的な電話や訪問などではなく、メールでコミュニケーションをとるのが普通に時代になったにもかかわらず、意外とメールの基本作法が分かっていない人は多いです。
まずは、次のメールのやり取りをご覧ください。
Aさん①「本日はお忙しいところ、ありがとうございました。次回の打合せの日程を調整したいのですが、来週でご都合のよい日時の候補をいくつかいただけないでしょうか？」
Bさん①「こちらこそ、ありがとうございました。来週ですと、●日の午前と■日の午後が空いています」
Aさん②「ありがとうございます。それでは、●日の午前10時でお願いできますでしょうか？」
Bさん②「かしこまりました。●日10時からでお願いいたします」
Aさん③「場所は今回と同じ会議室でお願いいたします」
Bさん③「かしこまりました。宜しくお願いいたします」
社外の仕事相手と日程調整をするケースをまとめてみました。次回の打合せについて決めるだけで、3回のキャッチボールをしていますが、わりとよくあるやり取りではないでしょうか。
これが口頭ならそれほど違和感はありません。ただし、Aさんの①と②と③の情報は1つのメールにまとめて短縮することができます。
「メール」の特性は、「非同時性」です。
リアルタイムのやり取りではないので、いつ読まれるか分かりません。逆にいえば、都合のよいときに読めるのが便利な点です。
当然、メール1通の情報量はできる限り多くすべきです。それがキャッチボールの回数をへらすことにつながります。
ただし、単に情報量が多いだけでも読みづらくなって内容が伝わりにくくなってしまいます。情報の取捨選択や伝え方には工夫が必要。件名で内容が具体的にわかるようにしたり、本文で箇条書きを活用したりするのが基本的なテクニックです。
Aさんの②の質問は不必要です。開いている時間を聞いた上で日時を決めているので、改めて聞く必要はまったくありません。Bさんに急用が入ってしまった場合のみ、改めて調整すればいいのです。
さらにいえば、Aさんの①で次回の場所も確認できました。本来は場所によって対応可能な時間がかわるので、最初のメールに書いておくべきです。リアルかオンラインかといった方法も早い段階で確認するのがベストでしょう。
こうやってキャッチボールの回数をへらす工夫をすると、お互いの時間が節約できますそうした工夫の積み重ねによって、仕事を早く終わらせられるようになるのです。
＜第5回に続く＞
